Online-Terminvereinbarung in der Arztpraxis – Ein Fluch oder Segen?
Das Telefon klingelt. Die Medizinische Fachangestellte nimmt ab. „Ein Termin zur Muttermalkontrolle?! Wann passt es Ihnen denn, lieber vormittags oder nachmittags?“ Wer kennt das nicht. Es ist der klassische Alltag. Was wäre aber, wenn Sie diese Anrufe reduzieren könnten, Ihre MFA Zeit für die Patienten vor Ort hätte und die Patienten selbstständig Termine machten? Das alles ist möglich mit einem Online-Terminvergabesystem. Welche Vor- und Nachteile es gibt und welche Tücken bei der Implementierung lauern, haben wir als spezialisierte Agentur für Ärzte für Sie beleuchtet.
Online-Terminvereinbarung als Service für Ihre Patienten.
Die Auswahl an Online-Terminvergabesystemen ist immens und einen Vorteil haben alle: Ihre Praxis ist 24/7 erreichbar. Vorbei ist die Zeit, in der Patienten nur zu Sprechzeiten Termine ausmachen konnten. Heute ist es möglich von überall aus und zu jeder Zeit Arzttermine zu vereinbaren. Der Bedarf ist da. Denn im stressigen Alltag schaffen es viele nicht, zu den Sprechzeiten in der Praxis anzurufen.
Findet Sie ein potenzieller Patient bei Google abends auf der Couch und ist von Ihrem ersten Eindruck durch die Praxishomepage überzeugt, kann er gleich einen Termin vereinbaren. Denn wenn er sich jetzt erst noch merken muss, dass er bei Ihnen zu Praxisöffnungszeiten anrufen muss, ziehen ein paar Tage ins Land, er vergisst es oder er geht gleich zu jemandem mit einer Online-Terminvereinbarung. Hierzu ist es wichtig, dass Sie die Terminbuchung präsent auf Ihrer Webseite und bei Google platzieren. Darauf gehen wir aber später noch näher ein.
Die technischen Tücken.
Im besten Fall greift die Online-Terminvereinbarung direkt auf Ihren Terminkalender zu und kann dort die Lücken ausfüllen. Sie geben dem System bestimmte Zeiten oder Zeitblöcke für bestimmte Termine frei, die online gebucht werden können. So die Theorie. In der Praxis sieht es anders aus. Die einen Systeme vertragen sich nicht mit jeder Praxissoftware, bei manchen gibt es Datenschutzvorkehrungen, die die Termin-Synchronisation erschweren und andere wiederum achten nur begrenzt auf den Datenschutz. Auch für den Anwender gibt es einige Unterschiede in der Nutzung, z.B. mit/ohne Registrierung, mit/ohne App oder mit/ohne SMS-TAN. Daher sollten Sie ein etwaiges System mit Bedacht auswählen und vorab fleißig testen. Sonst ist das Chaos in der Praxis vorprogrammiert.
Die Kehrseite der Online-Terminvereinbarung in der Arztpraxis.
Sie werden durch die Terminvergabe transparent. Jeder kann sehen, wie viele freie Termine Sie kurzfristig zur Verfügung haben und wie viel Zeit Sie sich pro Patient nehmen. Dies bekommen Sie in den Griff, in dem Sie nur gewisse Zeiten freigeben. Dies lässt sich in der Regel mit dem System gut koordinieren. Nutzen Sie die Terminvereinbarung zu Zeiten, in denen Sie generell eher Leerlauf haben, um Lücken zu füllen
Bei einigen unserer Kunden haben wir außerdem beobachtet, dass die No-Show-Rate steigt, d.h. einige Patienten vereinbaren zwar einen Termin, erscheinen jedoch nicht in der Praxis. Man kann dagegen angehen, in dem man einen Anbieter wählt, bei dem man bei der Terminvergabe schon nähere Angaben zur Person abfragt. Die Hürde zum Terminvereinbaren ist so etwas höher gesetzt und erhöht die Verbindlichkeit. Die Online-Terminvereinbarung sollte jedoch immer noch nutzerfreundlich und leicht zu bedienen sein.
Erinnerungsservice, um keinen Termin zu verpassen.
Viele Terminvereinbarungssysteme bieten einen Erinnerungsservice an. Dies ist äußerst praktisch. Ihr Patient erhält eine SMS, eine E-Mail oder beides in regelmäßigen Abständen zum Termin. Zudem erinnert ihn das System daran, dass er den Arzttermin bei Verhinderung auch ganz einfach online absagen kann. So wird dieses Zeitfenster wieder für andere freigegeben. Die Intervalle lassen sich mit guten Systemen so anpassen, dass sie nicht aufdringlich sind.
Online-Terminvereinbarung nutzt nichts, wenn sie niemand findet.
Die Online-Terminvereinbarung ist eine Investition für Ihre Praxis und ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Jetzt muss sie bloß auch genutzt werden. Geben Sie Ihren Patienten ausreichend Zeit, sich an diesen Service zu gewöhnen und werfen Sie nicht gleich die Flinte ins Korn, wenn er nicht sofort angenommen wird. Menschen sind Gewohnheitstiere und brauchen etwas, um neue Dinge anzunehmen. Wichtig ist aber, dass Sie überall darauf hinweisen. Das beginnt bei der Praxishomepage, geht über den Google-Eintrag, Ihre Social-Media-Kanäle, Ihre Terminkarten bis hin zur Bandansage. Es ist wichtig, dass Sie das Thema Online-Terminbuchung aktiv in Ihre Praxiskommunikation einbinden und Ihre Mitarbeiter darauf schulen. Nur so kann Sie das System auch entlasten.
Nicht alle Termine in der Arztpraxis eigenen sich für die Online-Terminvergabe.
Patienten wissen oft nicht, was sie brauchen und buchen unter Umständen den verkehrten Termin. Hier ist das persönliche Gespräch sinnvoller. Geben Sie die Terminvergabe fürs Erste nur für Vorsorgeuntersuchungen, Erstbesuche oder Kontrolltermine frei und verweisen Sie für die restlichen Dinge auf Ihre Telefonnummer. Schritt für Schritt können Sie so Ihre Patienten und Ihre Praxis an die Online-Terminbuchung gewöhnen.
Fazit.
Richtig in den Praxisalltag eingebunden, sind Online-Terminvergabesysteme ein Segen für einen effizienten Praxisalltag. Bitten Sie bei Bedarf Ihre Agentur um Hilfe. Ihre Patienten freuen sich, wenn sie zu jeder Zeit Termine machen können. Welche Termine das sind, liegt ganz in Ihrer Hand, genauso welches System Sie nutzen. Achten Sie auf die Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware und testen Sie den Anbieter auf Herz und Nieren. Fangen Sie klein an und geben Sie nur bestimmte Zeiten und Arten an Terminen frei. Wenn Sie die Online-Terminvergabe prominent in Ihren Online-Profilen platzieren und Sie in Ihre Praxiskommunikation einbinden, steht der Entlastung Ihrer Medizinischen Fachangestellten nichts mehr im Wege.
Kontakt.
Wenn Sie über Online-Terminveranbarung für Ihre Arztpraxis nachdenken oder mehr darüber erfahren möchten, freuen wir uns sehr, wenn Sie uns kontaktieren. Eine kurze telefonische Beratung ist in unserer Agentur immer kostenlos. Probieren Sie es aus:
Aus AT +43 677 – 624 669 24
Aus DE +49 179 – 9 200 831
Per E-Mail an: hallo@weisskonzept.com
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