Online-Terminvereinbarung in der Arztpraxis – Ein Fluch oder Segen?
Das Telefon klingelt. Die Medizinische Fachangestellte nimmt ab. „Ein Termin zur Muttermalkontrolle?! Wann passt es Ihnen denn, lieber vormittags oder nachmittags?“ Wer kennt das nicht. Es ist der klassische Praxisalltag. Was wäre aber, wenn Sie diese Anrufe reduzieren könnten, Ihre MFA mehr Zeit für die Patienten vor Ort hätte und die Patienten ihre Termine selbstständig vereinbarten? Das alles ist möglich mit einem Online-Terminvergabesystem. Welche Vor- und Nachteile es gibt und welche Tücken bei der Implementierung lauern, haben wir als spezialisierte Agentur für Ärzte für Sie beleuchtet.
Online-Terminvereinbarung als Service für Ihre Patienten.
Die Auswahl an Online-Terminvergabesystemen ist immens, und einen Vorteil haben alle: Ihre Praxis ist rund um die Uhr erreichbar. Vorbei ist die Zeit, in der Patienten nur zu Sprechzeiten Termine vereinbaren konnten. Heute ist es möglich, von überall aus und zu jeder Zeit Arzttermine zu buchen. Der Bedarf ist da, denn im stressigen Alltag schaffen es viele nicht, während der Sprechzeiten in der Praxis anzurufen.
Findet Sie ein potenzieller Patient abends bei Google und ist von Ihrem ersten Eindruck durch die Praxishomepage überzeugt, kann er sofort einen Termin vereinbaren. Wenn er sich jedoch merken muss, dass er am nächsten Tag während der Öffnungszeiten anrufen soll, vergeht oft Zeit – oder er entscheidet sich direkt für eine Praxis mit Online-Terminvereinbarung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Terminbuchung gut sichtbar auf Ihrer Website und bei Google platzieren. Darauf gehen wir später noch näher ein.
Die technischen Tücken.
Im besten Fall greift die Online-Terminvereinbarung direkt auf Ihren Terminkalender zu und kann dort freie Zeiten belegen. Sie geben dem System bestimmte Zeitfenster oder Terminkategorien frei, die online gebucht werden können. So die Theorie. In der Praxis sieht es oft anders aus: Manche Systeme sind nicht mit jeder Praxissoftware kompatibel, andere erschweren durch Datenschutzvorkehrungen die Synchronisation oder achten selbst nur eingeschränkt auf Datensicherheit. Auch für Patienten gibt es Unterschiede – etwa bei der Registrierung, der Nutzung einer App oder der Bestätigung per SMS-TAN. Daher sollten Sie das System sorgfältig auswählen und vorab ausgiebig testen, um spätere Probleme zu vermeiden.
Die Kehrseite der Online-Terminvereinbarung in der Arztpraxis.
Mit der Online-Terminvergabe werden Sie transparenter: Jeder kann sehen, wie viele freie Termine Sie kurzfristig anbieten und wie viel Zeit Sie pro Patient einplanen. Das lässt sich steuern, indem Sie nur bestimmte Zeitfenster freigeben – beispielsweise für Vorsorgeuntersuchungen oder Kontrolltermine. So bleibt Ihre Terminplanung flexibel.
Einige unserer Kunden berichten, dass die No-Show-Rate steigt – also Patienten Termine buchen, aber nicht erscheinen. Dagegen helfen Systeme, bei denen während der Buchung bereits zusätzliche Angaben abgefragt werden. Das erhöht die Verbindlichkeit, ohne die Nutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
Erinnerungsservice, um keinen Termin zu verpassen.
Viele Systeme bieten praktische Erinnerungsfunktionen an. Ihre Patienten erhalten automatisch eine SMS oder E-Mail zum Termin – und können bei Verhinderung online absagen. So werden freie Zeiten wieder für andere Patienten verfügbar. Die Intervalle lassen sich individuell einstellen, damit die Benachrichtigungen nicht aufdringlich wirken.
Online-Terminvereinbarung nutzt nichts, wenn sie niemand findet.
Die Online-Terminvereinbarung ist eine Investition in Ihre Praxis und ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Jetzt muss sie nur noch genutzt werden. Geben Sie Ihren Patienten Zeit, sich an diesen Service zu gewöhnen, und bleiben Sie geduldig, wenn er anfangs noch wenig genutzt wird. Menschen sind Gewohnheitstiere und brauchen etwas Zeit für Neues. Entscheidend ist, dass Sie überall auf die Online-Terminvergabe hinweisen: auf Ihrer Website, im Google-Eintrag, in sozialen Netzwerken, auf Terminkarten und sogar in der Bandansage. Integrieren Sie das Thema aktiv in Ihre Praxiskommunikation und schulen Sie Ihr Team – nur so kann das System langfristig entlasten.
Nicht alle Termine in der Arztpraxis eignen sich für die Online-Terminvergabe.
Patienten wissen nicht immer genau, welchen Termin sie benötigen, und buchen mitunter den falschen. Für komplexe Anliegen ist daher das persönliche Gespräch besser geeignet. Starten Sie zunächst mit klar definierten Terminarten – etwa Vorsorgeuntersuchungen, Erstgesprächen oder Kontrollterminen – und erweitern Sie das Angebot Schritt für Schritt. So gewöhnen sich sowohl Ihr Team als auch Ihre Patienten an das neue System.
Fazit.
Richtig eingebunden, sind Online-Terminvergabesysteme ein echter Segen für den Praxisalltag. Ihre Patienten freuen sich über die Flexibilität, und Ihr Team wird entlastet. Welche Termine Sie online anbieten und welches System Sie nutzen, liegt ganz bei Ihnen. Achten Sie auf die Kompatibilität mit Ihrer Praxissoftware und testen Sie den Anbieter gründlich. Wenn Sie die Online-Terminvergabe prominent auf Ihrer Website und in Ihrer Kommunikation platzieren, steht einer effizienteren Praxisorganisation nichts im Weg.
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Kontakt.
Wenn Sie über eine Online-Terminvereinbarung für Ihre Arztpraxis nachdenken oder mehr darüber erfahren möchten, freuen wir uns sehr, wenn Sie uns kontaktieren. Eine kurze telefonische Beratung ist bei uns immer kostenlos. Probieren Sie es aus:
Aus AT +43 677 – 624 669 24
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