Praxispersonal suchen und finden – 9 Tipps für den Weg zum perfekten Praxisteam.
Das Finden von qualifiziertem und motiviertem Praxispersonal stellt Ärzte oft vor eine große Herausforderung – denn der Fachkräftemangel macht sich in nahezu allen medizinischen Bereichen bemerkbar. So gestaltet sich nicht nur die Suche nach einem Praxisnachfolger oft schwierig und langwierig, auch befähigte Auszubildende, MFA, ZFA oder Sprechstundenhilfen werden zunehmend seltener auf dem Arbeitsmarkt. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, worauf Sie bei der erfolgreichen Suche nach ambitioniertem Praxispersonal besonders achten müssen.
1. Suchen Sie Praxispersonal in den eigenen Reihen.
Bevor Maßnahmen zur externen Personalsuche ergriffen werden, sollten Sie zunächst prüfen, ob bestehendes Personal durch Weiterbildung und/oder Beförderung die vakante Stelle besetzen kann. Interne Besetzungen freier Stellen motivieren Ihre Praxismitarbeiter und zeigen, dass zuverlässiges und bemühtes Arbeiten honoriert wird. Besonders die Übernahme qualifizierter Auszubildener sollte so früh wie möglich eingeleitet werden, um ein ungewolltes Verlassen der Praxis nach Beendigung der Ausbildungszeit zu verhindern.
2. Definieren Sie Ihre Zielgruppe.
Am Anfang jeder Suche nach geeignetem Praxispersonal sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wen genau suche ich? Welche Kernkompetenzen braucht meine neue Mitarbeiterin oder mein neuer Mitarbeiter? Kann die Stelle intern nicht besetzt werden, sollten Sie detailliert definieren, wie Ihr neues Teammitglied aufgestellt sein muss. Benennen Sie die fachlichen Fähigkeiten, zusätzliche Qualifikationen und persönliche Eigenschaften, über die das potenzielle neue Teammitglied verfügen sollte. Beachten Sie dabei auch die Zusammensetzung des bestehenden Praxisteams: Welcher Persönlichkeitstyp würde dieses gut ergänzen?
3. Gut Ding will Weile haben.
Ist eine Position unbesetzt, so wünscht sich das gesamte Praxisteam eine möglichst schnelle und passende Lösung. Doch in der Realität gestaltet sich das Finden dieser Lösung meist schwierig. Oft ist die Anzahl der Bewerber gering und somit wird nach und nach immer mehr von den ursprünglich formulierten Ansprüchen abgewichen. Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich eine Zeitinvestition in die Suche lohnt, auch wenn für diesen Zeitraum gegebenenfalls ein höherer Arbeitsumfang für das bestehende Praxisteam anfällt. Denn einen unpassenden Bewerber einzustellen, der im Zweifelsfall nach kurzer Zeit wieder ersetzt werden muss, bedeutet meist einen größeren Unternehmensschaden. Kommunizieren Sie dabei unbedingt immer transparent im Team, auf welchem Stand sich die Mitarbeitersuche befindet – so vermeiden Sie Unannehmlichkeiten und erhöhen die Akzeptanz für eventuelle Mehrarbeit.
4. Suchen Sie nicht erst, wenn es brennt.
Die Suche nach dem richtigen Praxispersonal sollte bei guter Praxisführung immer auch langfristig angelegt sein. Geben Sie Interessenten, die zum Beispiel Ihre Homepage besuchen, auch die Möglichkeit, Initiativbewerbungen zu stellen. Bei unvorhersehbaren Geschehnissen wie Krankheit oder Schwangerschaft im Praxisteam können Sie dann auf einen bereits bestehenden Pool von Bewerbungen zurückgreifen, ohne großen Aufwand betreiben zu müssen. Wer nach Auszubildenen sucht, sollte die zu besetzenden Stellen möglichst bei Beginn des letzten Schuljahres, also im Herbst, ausschreiben – denn ambitionierte Schüler beginnen Ihre Suche nach Ausbildungsplätzen meist noch vor dem Schulabschluss. Warum nicht auch mal bei Berufsmessen oder Infotagen Kontakte knüpfen? Hier lernen Sie die potenziellen Bewerber direkt kennen und können sich gleichzeitig als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.
5. Setzen Sie auf Empfehlungen.
Auf der Suche nach neuem Praxispersonal sollten Ärzte im ersten Schritt auf Empfehlungen im eigenen Team setzen. Kein Teammitglied wird Ihnen guten Gewissens einen potenziellen neuen Mitarbeiter empfehlen, der schlechte Leistungen erbringt. Also fragen Sie zunächst Ihre Angestellten, ob diese durch persönliche Kontakte im Freundes- und Bekanntenkreis einen geeigneten neuen Mitarbeiter kennen, der sowohl fachlich als auch charakterlich in das bestehende Praxisteam passen könnte. Eine Empfehlung ersetzt hierbei natürlich kein Bewerbungsgespräch.
6. Gutes Praxispersonal mit Stellenanzeigen finden.
Bei der Formulierung von möglichst Erfolg bringenden Stellenanzeigen sollten sie als Faustregel die ‚5 Ws‘ beachten (Quelle):
- Wir suchen… – Die Stellenbeschreibung
- Wir bieten… – Die gebotenen (Weiterbildungs-)Leistungen
- Wir sind… – Die Selbstdarstellung (gerne auch mit Foto, um einen ersten Eindruck von den potenziellen Kollegen zu erhalten)
- Wir erwarten… – Das Anforderungsprofil
- Wir bitten… – Die Bewerbungsmodalitäten
Ob in Regionalzeitungen, in Fachzeitschriften, beim Jobcenter oder in Internet-Jobbörsen – bei Stellenanzeigen gilt: Schalten Sie nicht nur Jobanzeigen, sondern schauen Sie sich auch aktiv nach Suchenden um, die ihre Arbeitskraft über diverse Portale anbieten. Denn wer sich die Mühe macht, ein eigenes Stellengesuch zu verfassen, wird in hoher Wahrscheinlichkeit ein motivierter Mitarbeiter sein.
7. Nutzen Sie Ihren Internetauftritt.
Auf jeder gut strukturierten Praxishomepage sollten Interessierte den Menüpunkt „Jobs“, „Karriere“ oder „Stellenanzeigen“ finden. Hier können Praxisinhaber regelmäßig Ihre Stellenangebote aktualisieren, Initiativbewerbungen anfragen und über Ausbildungs- und Praktikumsmöglichkeiten in ihrer Praxis informieren. Von wachsender Bedeutung ist außerdem die Personalsuche auf Social-Media-Kanälen: Sie ist deswegen so erfolgreich, weil potenzielle Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken privat unterwegs sind. Diejenigen, die noch gar nicht aktiv auf der Suche, aber wechselwillig sind, können hier auf Stellenanzeigen in ihrer Umgebung aufmerksam werden. Netzwerke, die ausschließlich der Jobsuche dienen, erreichen hingegen nur aktiv nach einem (neuen) Job suchende Personen. Gut aufbereitete Stellenanzeigen und Beiträge auf Facebook und Instagram sprechen viele Menschen an – sofern Ihr Beitrag gesehen wird. Daher wichtig: Motivieren Sie Ihre Follower, Ihre Beiträge zu kommentieren und in ihrem eigenen Netzwerk zu teilen, so generieren Sie eine höhere Reichweite. Außerdem sollten Sie Stellenanzeigen auch in lokale Job-Gruppen auf Facebook posten. Hier gibt es je nach Region auch spezifische Jobgruppen für die Gesundheitsbranche, in denen Sie qualifiziertes Praxispersonal finden können. Nicht nur Social Media ist wichtig. Vergessen Sie nicht, auch einen Beitrag in Ihrem Google My Business Profil zu erstellen.
8. Praxispersonal über bezahlte Online-Stellenanzeigen finden.
Funktioniert die Personalsuche nicht über selbst gepostete Stellenanzeigen in den eigenen Accounts, sollten Sie in Erwägung ziehen, kostenpflichtige Online-Stellenanzeigen zu schalten. Google, Facebook & Co bieten dazu verschiedene Möglichkeiten an. Hier können Sie definieren, wem die Stellenanzeige angezeigt werden soll (mittels Alter, Geschlecht, Interessen, im Umkreis von X km etc.) und so die Erfolgschancen maximieren. Besonders effektiv ist das Multiposting, also das Schalten von Stellenanzeigen auf zahlreichen unterschiedlichen Plattformen. Im Gegensatz zum Einzelposting erreichen Sie so auch solche Bewerber, die sich nicht auf allen verschiedenen Job-Plattformen angemeldet haben, sondern nur auf einzelnen. Beliebte Anbieter zum Multiposting sind Monster und Stepstone. Auch für den Auszubildenen-Markt finden Sie spezifische Seiten im Netz, auf denen Sie inserieren können – beliebt ist zum Beispiel das Portal azubi.de.
9. Das Bewerbungsgespräch.
Kein Telefonat und keine Bewerbungsmappe kann ein persönliches Bewerbungsgespräch ersetzen. Für jeden Personalsuchprozess ist das Bewerbungsgespräch unabdingbar, auch wenn es – vor allem bei vielen Bewerbern – viel Zeit in Anspruch nimmt. Bereiten Sie Bewerbungsgespräche immer gut vor und überlegen Sie sich im Vorhinein, was Sie von den Bewerbern wissen wollen. Versuchen Sie, mit gezielten Fragen wie „Warum haben Sie sich bei uns beworben? Was erwarten Sie sich von der Stelle? oder Mit welchen Hindernissen hatten Sie in Ihrem Arbeitsleben zu kämpfen? Wie konnten Sie diese überwinden?“ herauszufinden, ob der Bewerber langfristig in Ihr Praxisteam passt und dieses mit seinen Eigenschaften ergänzt.
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Sie verzweifeln an der Suche nach qualifiziertem Praxispersonal? Wir greifen auf bestehende Netzwerke zurück und unterstützen Sie jederzeit gerne auf dem Weg zum perfekten Praxisteam. Einfach mal Hallo sagen.
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